Słowniczek pojęć

W celu ułatwienia korzystania z oferowanych przez nas dokumentów, przygotowaliśmy prosty słowniczek pojęć obejmujący najważniejsze pojęcia niezbędne do prawidłowego wypełnienia wszystkich dokumentów.

Dzięki temu słownikowi masz pewność, że przygotowane przez Ciebie dokumenty są odpowiednie i poprawne wypełnione.

Ważne pojęcia i definicje:

1. Faktura to dokument sprzedaży, rodzaj rachunku zawierający szczegółowe dane o transakcji:

• dane identyfikujące dokument: numer, data wystawienia
• strony kupna-sprzedaży: dostawca i odbiorca
• specyfikacja przedmiotu transakcji: nazwa towaru lub usługi, ilość, cena, wartość
• dane do rozliczenia obowiązujących podatków
• podsumowania cyframi i słownie
• informacja o uzgodnionych terminach i formie zapłaty
• informacje dodatkowe: sposób odbioru, miejsce dostawy i inne
• podpisy uczestników transakcji (obecnie w Polsce niewymagane)

2. Faktura VAT – jest szczególnym rodzajem faktury, wystawiana przez płatników podatku VAT, podlegająca osobnym przepisom. Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem, faktura powinna zawierać przynajmniej:

• nazwy i adresy sprzedawcy i nabywcy, oraz ich numery NIP
• datę dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia dokumentu
• napis "Faktura VAT" oraz numer kolejny faktury
• nazwę towaru(ów) lub usług(i) będących przedmiotem sprzedaży
• jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto)
• wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)
• stawki podatku
• sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
• wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu
• kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem (brutto), wyrażoną cyframi i słownie
• Faktura powinna być wystawiona przynajmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym jeden z nich jest oryginałem (który otrzymuje kupujący), a pozostałe kopiami i powinny być one odpowiednio oznaczone[potrzebne źródło] - z księgowego punktu widzenia kserokopia oryginału faktury (z napisem "oryginał") nie jest kopią faktury.
• Tradycyjnie faktura wystawiana jest na papierze, jednak dopuszczona jest również postać elektroniczna (e-faktura).

3. E-Faktura

E-Faktura (faktura elektroniczna) - dokument elektroniczny, który zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z dnia 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, zrównuje się prawnie z fakturą tradycyjną, czyli papierową. Za pomocą e-faktury można rozliczać się z fiskusem tak samo jak przy użyciu faktury tradycyjnej. Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego faktura przesłana w formie elektronicznej a następnie wydrukowana u odbiorcy nadal może być traktowana jako faktura tradycyjna (papierowa) i nie musi spełniać wymagań wobec faktury elektronicznej.

4. Potwierdzenie e-faktur/Prawa do wystawiania e-faktur

Podstawowym warunkiem stosowania faktur w formie elektronicznej jest uzyskanie wcześniejszej akceptacji od kontrahentów. Wystawianie i przesyłanie e-faktur można rozpocząć od następnego dnia po dokonaniu akceptacji przez odbiorcę. Z akceptacją e-faktur ściśle wiąże się też utrata prawa do wystawiania e-faktur. Podatnik traci prawo do korzystania z faktur elektronicznych w przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury od następnego dnia po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji.

5. Duplikat/Faktura (nota)korygująca

Faktury elektroniczne można korygować i wystawiać do nich duplikaty. Powinny mieć one co do zasady formę elektroniczną. Wyjątkowo w przypadku przeszkód formalnych lub technicznych, uniemożliwiających wystawienie i wysłanie tych dokumentów w formie elektronicznej, dopuszcza się wystawienie dokumentu papierowego (np: gdy kontrahent cofnie akceptację).

6. Przechowywanie e-faktur

E-faktury powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. E-faktury przechowuje się tak długo jak papierowe tj. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

7. Kontrola e-faktur

8. Faktura pro forma

Faktura pro forma to dokument, który jest zapowiedzią, że kiedyś zostanie wystawiona faktura np: faktura VAT. Nie jest dokumentem księgowym.

9. Rachunek

Rachunek kosztów jest definiowany w rachunkowości zarządczej jako ogół działań zmierzających do odzwierciedlenia procesów zachodzących w przedsiębiorstwie (np. zaopatrzenia, produkcji i zbytu produktów), poprzez ujęcie, zgrupowanie i interpretację w określonych przekrojach kosztów produkcji i sprzedaży produktów, mierzonych ilościowo i wartościowo za pewien okres, w celu uzyskania informacji potrzebnych do ustalania wyników i kierowania przedsiębiorstwem lub ich zespołem.

Słowniczek pojęć został przygotowany w oparciu o encyklopedię Wikipedia dostępna pod adresem http://wikipedia.pl.